Als u buitenlandse documenten wil gebruiken om in België te studeren, te werken, te wonen of te huwen, dan volgt u best dit stappenplan:  

STAP 1 – Beschik ik over de juiste documenten?

Vraag eerst de nodige uitleg aan de bestemmeling: 

• de dienst Burgerzaken (Bevolking, Burgerlijke Stand, Vreemdelingendienst);

• de notaris; 

• een andere dienst of instantie waar u uw documenten zal moeten indienen.  

Enkel de bestemmeling van uw documenten en vertalingen kan u precies uitleggen welke documenten u moet voorleggen en aan welke vereisten die documenten moeten voldoen. Misschien kan men u een lijst bezorgen met documenten die u moet indienen in het kader van een huwelijksaangifte, nationaliteitsaanvraag of andere procedure?

Vermijd dubbele kosten en vraag meteen de juiste documenten en legalisaties aan op basis van de informatie van de bestemmeling. Neem bij twijfel contact met ons op.

STAP 2 – Zijn mijn documenten voldoende recent afgeleverd?

Vraag aan de bestemmeling of uw documenten recent afgeleverd moeten zijn. 

In bepaalde gevallen mogen documenten niet ouder zijn dan 3 of 6 maanden. Voor een bewijs van ongehuwde staat of een uittreksel uit het strafregister geldt er altijd een beperking in tijd, maar dit kan ook het geval zijn voor andere documenten.

Enkel de bestemmeling kan u hierover correct informeren.

STAP 3 – Dragen mijn documenten de juiste legalisaties?

Vraag aan de bestemmeling aan welke legalisatievereisten uw documenten moeten voldoen. 

Bepaalde documenten zijn vrijgesteld van legalisatie, andere documenten moeten dubbel gelegaliseerd worden en nog andere documenten dienen voorzien te worden van een apostille. 

Zie het artikel hieronder: "Info over de legalisatie van originele akten en beëdigde vertalingen voor gebruik in België". 

Of een document gelegaliseerd moet worden (of niet) hangt onder andere af van internationale en bilaterale verdragen en van Europese en Belgische regel- en wetgeving.

Bekijk het artikel hieronder (Info over de legalisatie van originele akten en beëdigde vertalingen voor gebruik in België) 

Heeft u na het lezen van het artikel toch nog vragen over het legalisatietraject? 

Weet u niet waar u de juiste legalisaties kan bekomen?

Neem dan contact met ons op. We helpen u graag!

Om dubbele kosten en tijdverlies te vermijden, bestelt u de vertalingen pas als u over de juiste documenten beschikt, als deze voldoende recent werden afgeleverd en de juiste legalisaties dragen.

Beschikt uw anderstalige document over alle nodige legalisaties? 

Dan is uw document klaar om beëdigd vertaald te worden. 

Vraag een offerte.

STAP 4 – Heb ik  een beëdigde vertaling nodig?

Is uw document niet opgemaakt in het Nederlands (voor gebruik in Vlaanderen of Brussel) of het Frans (voor gebruik in Wallonië of Brussel), dan is de kans groot dat de bestemmeling u zal vragen een beëdigde vertaling van het document te bezorgen.

Heeft u een beëdigde vertaling nodig, vraag dan aan de bestemmeling of een digitale beëdigde vertaling volstaat. Aanvaardt de bestemmeling (nog) geen digitale beëdigde vertaling, dan kunt u bij ons een officiële fysieke (papieren) versie van de beëdigde vertaling bestellen.

Contacteer ons tijdig voor een offerte, want u moet ook rekening houden met een termijn voor de uitvoering van de vertalingen.

Is mijn buitenlandse akte automatisch geldig in België?

Een document dat rechtsgeldig is afgeleverd in het buitenland, is niet automatisch geldig in België. 

Tenzij er een vrijstelling  geldt voor uw document, moet u een legalisatie laten aanbrengen opdat de Belgische overheidsdienst, instantie of andere bestemmeling uw document zou beschouwen als een authentiek (echt, niet-vervalst) document. 

Als uw buitenlandse akte bovendien niet in de juiste landstaal is opgemaakt, zal u naar alle waarschijnlijkheid ook een beëdigde vertaling moeten voorleggen opdat de Belgische overheidsdienst, instantie of andere bestemmeling uw document zou kunnen en/of mogen behandelen. 

Wat is legalisatie?

Een legalisatie is een bevestiging van de authenticiteit van de (fysieke of elektronische) handtekening die op uw document is aangebracht. 

Anders geformuleerd: met de legalisatie wordt de handtekening van de lokale ambtenaar of functionaris op uw document bekrachtigd (voor echt verklaard).

Let wel, een legalisatie bekrachtigt enkel de echtheid van een handtekening of stempel en is dus geen bevestiging van de echtheid of waarachtigheid van de inhoud van het document.

De legalisatie op uw originele akte kunt u bekomen bij een hogere overheid. 

Die hogere overheid is doorgaans een ministerie in het land waar het document werd afgeleverd. 

Bij dubbele legalisatie wordt er eerst een legalisatie aangebracht door een ministerie in het land van afgifte en zal de akte daarna gelegaliseerd worden door de ambassade van België die bevoegd is voor het land waar uw document werd afgeleverd. 

Voor bepaalde akten of in bepaalde landen zijn er nog meer stappen nodig (tussenlegalisaties). Voorbeeld: de handtekening op uw akte moet eerst gelegaliseerd worden door het Ministerie van Justitie, dan door het Ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door de ambassade.

Welke legalisatietypes zijn er?

Grosso modo zijn er 3 mogelijkheden: vrijstelling van legalisatie, dubbele legalisatie of apostille

1.1.  Apostille (enkelvoudige legalisatie)

Als het land waar het document werd afgeleverd net als België het Apostilleverdrag heeft ondertekend en het document niet is vrijgesteld van legalisatie, dan moet u in het land van afgifte een apostille laten aanbrengen door de bevoegde overheid (ministerie).

1.2.  Legalisatie (dubbele legalisatie)

Als het land waar het document werd afgeleverd in tegenstelling tot België het Apostilleverdrag niet heeft ondertekend en het document niet is vrijgesteld van legalisatie, dan moet u in het land van afgifte een legalisatie laten aanbrengen door de bevoegde overheid (ministerie) en vervolgens door de ambassade of het consulaat van België dat bevoegd is voor het land in kwestie.

1.3.  Vrijstelling (geen legalisatie)

Als het land waar het document werd afgeleverd een bilateraal verdrag met België heeft afgesloten of een lidstaat is van de EU, dan is het document in veel (maar niet alle) gevallen vrijgesteld van legalisatie.

Als uw document een consulair attest is dat werd afgeleverd door een buitenlandse ambassade in België, kunt u een legalisatie bekomen aan de loketten van de dienst legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken in Brussel.

Heb ik een legalisatie nodig voor mijn buitenlands document? En zo ja, welk type legalisatie?

Vrijsteling, legalisatie of apostille? 

Enkel uw bestemmeling kan uitsluitsel geven over de precieze legalisatievereisten. 

Maar u kunt de informatie ook opvragen bij de FOD Buitenlandse Zaken van België.

Krijgt u geen duidelijk antwoord? Weet u niet welk legalisatietraject uw document moet afleggen en waar u deze legalisaties kan verkrijgen? 

Neem dan contact met ons op. We geven u graag advies.

Onze adviezen zijn niet bindend. 

Moeten alle buitenlandse documenten gelegaliseerd worden, ongeacht de procedure of bestemmeling?

Is uw document geen openbaar document en/of is het niet bestemd voor een overheidsdienst zoals een gemeente, maar voor NARIC Vlaanderen, een school, een universiteit, een werkgever of een bankinstelling dan gelden vaak (maar niet altijd) minder strenge legalisatievereisten. Soms worden er ook andere eisen gesteld aan de vertaling.

Wanneer laat ik de beëdigde vertaling best uitvoeren?

Het is belangrijk om een beëdigde vertaling pas te laten uitvoeren wanneer de juiste legalisaties op uw originele buitenlandse akte zijn aangebracht.  Zo vermijdt u dubbele kosten en tijdverlies.

Voldoet uw buitenlandse akte aan alle vereisten? Dan kunt u uw documenten na ontvangst van onze beëdigde vertaling indienen op de plaats van bestemming. Er zijn geen verdere stappen nodig.

Ziet u door het bos de bomen niet meer?  Steek uw geld niet in dure advocatuur. Beslis niet overhaast en bestel geen duurdere beëdigde vertalingen bij externe bureaus die zelf geen beëdigde vertalers in huis hebben., maar neem contact met ons op. Wij loodsen u door de legalisatieketen en zorgen ervoor dat uw buitenlandse akten (met de juiste legalisaties) na beëdigde vertaling effectief aanvaard zullen worden.

Als u Belgische documenten wil gebruiken om in het buitenland te studeren, te werken, te wonen, een visum aan te vragen of te huwen, dan volgt u best dit stappenplan:

STAP 1 – Beschik ik over de juiste documenten?

Vraag aan de bestemmeling in het buitenland welke documenten u moet voorleggen en aan welke vereisten die documenten moeten voldoen. 

Zo kan het voor de bestemmeling belangrijk zijn dat uw document ondertekend is door een welbepaalde dienst of dat u een eensluidend afschrift voorlegt en geen uittreksel.

STAP 2 – Werden mijn documenten voldoende recent afgeleverd?

Vraag aan de bestemmeling of uw documenten recent afgeleverd moeten zijn. 

In bepaalde gevallen mogen documenten niet ouder zijn dan 3 of 6 maanden. Voor een bewijs van ongehuwde staat of een uittreksel uit het strafregister geldt er altijd een beperking in tijd, maar dit kan ook het geval zijn voor andere documenten.

Enkel de bestemmeling kan u hierover correct informeren.

STAP 3 – Dragen mijn documenten de juiste legalisaties?

Vraag aan de bestemmeling in het buitenland aan welke legalisatievereisten uw documenten moeten voldoen. 

Bepaalde documenten zijn vrijgesteld van legalisatie, andere documenten moeten dubbel gelegaliseerd worden en nog andere documenten dienen voorzien te worden van een apostille. 

Of een document gelegaliseerd moet worden (of niet) hangt onder andere af van internationale en bilaterale verdragen en Europese en Belgische regel- en wetgeving.

Zie het artikel hieronder: "Info over de legalisatie van originele akten en beëdigde vertalingen voor gebruik in het buitenland". 

Of een document gelegaliseerd moet worden (of niet) hangt onder andere af van internationale en bilaterale verdragen en van Europese en Belgische regel- en wetgeving, maar ook van de regel- en wetgeving in het land van bestemming.

Bekijk het artikel hieronder (Info over de legalisatie van originele akten en beëdigde vertalingen voor gebruik in het buitenland). 

Heeft u na het lezen van het artikel toch nog vragen over het legalisatietraject? 

Weet u niet waar u de juiste legalisaties kan bekomen?

Neem dan contact met ons op. We helpen u graag!

Om dubbele kosten en tijdverlies te vermijden, bestelt u de vertalingen pas als u over de juiste documenten beschikt, als deze voldoende recent werden afgeleverd en de juiste legalisaties dragen.

Beschikt uw Belgische document over alle nodige legalisaties? 

Dan is uw document klaar om beëdigd vertaald te worden. 

Vraag een offerte. 

STAP 4 – Contacteer ons voor een beëdigde vertaling en de eventuele legalisatie van uw document.

Is uw document niet opgemaakt in de officiële taal van het land waar u uw document moet voorleggen, dan is de kans groot dat de bestemmeling in het buitenland u zal vragen een beëdigde vertaling te bezorgen.

Heeft u een beëdigde vertaling nodig, vraag dan aan de bestemmeling of een digitale beëdigde vertaling volstaat. Aanvaardt de bestemmeling (nog) geen digitale beëdigde vertaling, dan kunt u bij ons een officiële fysieke (papieren) versie van de beëdigde vertaling bestellen. Beëdigde vertalingen die van een apostille moeten worden voorzien worden uitsluitend digitaal afgeleverd. 

Belangrijk: het volstaat niet dat de originele akte afdoende gelegaliseerd is. De beëdigde vertaling ervan is een apart document dat ook aan alle legalisatievereisten moet voldoen.

Nadat de beëdigde vertaling is opgemaakt, zorgen we ook voor de eventuele legalisaties. In de meeste gevallen gelden voor de beëdigde vertaling dezelfde legalisatievereisten als voor het originele document. 

Contacteer ons tijdig, want u moet ook rekening houden met een termijn voor de uitvoering van de vertalingen en soms ook met een termijn voor de aanvraag van legalisaties of apostilles.

Is mijn Belgische akte automatisch geldig in het buitenland?

Een document dat rechtsgeldig is afgeleverd in België, is niet automatisch geldig in het buitenland. 

Tenzij er een vrijstelling  geldt voor uw document, moet u een legalisatie laten aanbrengen opdat de buitenlandse overheidsdienst, instantie of andere bestemmeling uw document zou beschouwen als een authentiek (echt, niet-vervalst) document. 

Als uw Belgische akte niet in de officiële taal van het land van bestemming is opgemaakt, zal u naar alle waarschijnlijkheid ook een correct gelegaliseerde beëdigde vertaling moeten voorleggen opdat de buitenlandse overheidsdienst, instantie of andere bestemmeling uw document zou kunnen en/of mogen behandelen. 

Wat is legalisatie?

Een legalisatie is een bevestiging van de authenticiteit van de (fysieke of elektronische) handtekening die op uw document is aangebracht. 

Anders geformuleerd: met de legalisatie wordt de handtekening van de lokale ambtenaar of functionaris op uw document bekrachtigd (voor echt verklaard).

Let wel, een legalisatie bekrachtigt enkel de echtheid van een handtekening of stempel en is dus geen bevestiging van de echtheid of waarachtigheid van de inhoud van het document.

De legalisatie op uw originele akte kunt u bekomen bij een hogere overheid. 

Die hogere overheid is doorgaans een ministerie in het land waar het document werd afgeleverd. Voor België is die hogere overheid de dienst legalisaties van de FOD Buitenlandse Zaken.

Bij een apostilleprocedure volstaat de legalisatie (apostille) van de FOD Buitenlandse Zaken.

Bij dubbele legalisatie wordt er eerst een legalisatie aangebracht door de FOD Buitenlandse Zaken en zal de akte daarna gelegaliseerd moeten worden door de ambassade van het land van bestemming in België. 

Voor bepaalde akten zijn er nog meer stappen nodig (tussenlegalisaties). Voorbeeld: de handtekening van de rechter op uw vonnis moet eerst gelegaliseerd worden door het Ministerie van Justitie, dan door het Ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door de ambassade (bij de apostilleprocedure vervalt die laatste stap).

Welke legalisatietypes zijn er?

Grosso modo zijn er 3 mogelijkheden: vrijstelling van legalisatie, dubbele legalisatie of apostille

1.1.  Apostille (enkelvoudige legalisatie)

Als het land waarvoor het document bestemd is net als België  het Apostilleverdrag heeft ondertekend en het document niet is vrijgesteld van legalisatie, dan moet u in België een apostille laten aanbrengen door de bevoegde overheid. Die bevoegde overheid is de FOD Buitenlandse Zaken. De notaris, gemeente of vertaler die uw document heeft ondertekend en afgeleverd, kan de aanvraagprocedure voor u opstarten.

1.2.  Legalisatie (dubbele legalisatie)

Als het land waarvoor het document bestemd is in tegenstelling tot België het Apostilleverdrag niet heeft ondertekend en het document niet is vrijgesteld van legalisatie, dan moet u aan de ondertekenaar van uw document (notaris, gemeente, vertaler, …) vragen om een aanvraagprocedure op te starten voor het aanbrengen van een legalisatie door de bevoegde overheid (FOD Buitenlandse Zaken) en moet u daarna nog een laatste legalisatie laten aanbrengen door de ambassade of het consulaat van het land van bestemming in België.

1.3.  Vrijstelling (geen legalisatie)

Als het land waarvoor het document bestemd is een bilateraal verdrag met België heeft afgesloten of een lidstaat is van de EU, dan is het document in veel (maar niet alle) gevallen vrijgesteld van legalisatie.

Heb ik een legalisatie nodig voor mijn Belgisch document? En zo ja, welk type legalisatie?

Vrijsteling, legalisatie of apostille? 

Enkel uw bestemmeling kan uitsluitsel geven over de precieze legalisatievereisten. 

Maar u kunt de informatie ook opvragen bij de FOD Buitenlandse Zaken van België.

Krijgt u geen duidelijk antwoord? Weet u niet welk legalisatietraject uw document moet afleggen en waar u deze legalisaties kan verkrijgen? 

Neem dan contact met ons op. We geven u graag advies.

Onze adviezen zijn niet bindend. 

Moeten alle Belgische documenten gelegaliseerd worden, ongeacht de procedure of bestemmeling?

Is uw document geen openbaar document en/of is het niet bestemd voor een overheidsdienst zoals een gemeente, maar voor een ENIC-NARIC dienst, een school, een universiteit, een werkgever of een bankinstelling in het buitenland dan gelden vaak (maar niet altijd) minder strenge legalisatievereisten. Vaak worden er ook andere eisen gesteld aan de vertaling.

Wie vraagt de legalisatie of apostille voor mijn originele Belgische akte aan bij de FOD Buitenlandse Zaken?

De notaris, die uw notariële akte heeft ondertekend, kan via het elegalisation-platform de juiste legalisatie voor u aanvragen bij de dienst legalisaties van de FOD Buitenlandse Zaken.  

De burgemeester, schepen of ambtenaar van de gemeente die uw akte van de burgerlijke stand heeft ondertekend, kan via datzelfde platform de gewenste legalisatie voor u aanvragen bij de dienst legalisaties van de FOD Buitenlandse Zaken.

Een document dat ondertekend werd door een arts moet eerst gelegaliseerd worden door de FOD Volksgezondheid. Vervolgens kan er door de FOD Volksgezondheid een legalisatie of apostille aangevraagd worden bij de FOD Buitenlandse Zaken.

Een document dat ondertekend is door een Nederlandstalige onderwijsinstelling moet eerst gelegaliseerd worden door het Departement Onderwijs. Na deze tussenlegalisatie kan er een legalisatie of apostille aangevraagd worden bij de FOD Buitenlandse Zaken.

Een document dat ondertekend is door een Franstalige onderwijsinstelling kan doorgaans eerst gelegaliseerd worden door het Ministerie van de Franstalige Gemeenschap. Na deze tussenlegalisatie kan er een legalisatie of apostille aangevraagd worden bij de FOD Buitenlandse Zaken.

Wanneer laat ik de beëdigde vertaling best uitvoeren?

Het is belangrijk om een beëdigde vertaling pas te laten uitvoeren wanneer de juiste legalisaties op uw originele Belgische akte zijn aangebracht.  Zo vermijdt u dubbele kosten en tijdverlies.

Is uw Nederlandstalige of Franstalige document van de juiste legalisatie voorzien door de FOD Buitenlandse Zaken of is het document vrijgesteld van legalisaties, dan kan u het laten vertalen door onze beëdigd vertaler. Hij of zij zal voor zijn of haar beëdigde vertaling ook een legalisatie aanvragen bij de FOD Buitenlandse Zaken (tenzij er een vrijstelling geldt).

Is uw document klaar voor vertaling? Vraag hier een offerte.

Wie vraagt de legalisatie of apostille voor de beëdigde vertaling van mijn Belgische akte aan bij de FOD Buitenlandse Zaken?

De beëdigd vertaler, die uw beëdigde vertaling heeft opgemaakt, beëdigd en ondertekend, zal via het elegalisation-platform de juiste legalisatie voor uw vertaling aanvragen bij de dienst legalisaties van de FOD Buitenlandse Zaken.  

Wanneer de FOD Buitenlandse Zaken een Apostille voor de vertaling heeft afgeleverd, is de beëdigde vertaling klaar voor rechtsgeldig gebruik in het land van bestemming.

Bij dubbele legalisatie zal u het originele document en de beëdigde vertaling nog voor een laatste legalisatie moeten voorleggen aan de ambassade van het land waar u uw documenten wil gebruiken. Aanvaardt die ambassade geen digitale legalisatie dan kunt u de digitale legalisatie kosteloos laten omzetten in een stickerlegalisatie aan de loketten van de dienst legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken in Brussel.

Ziet u door het bos de bomen niet meer?  Steek uw geld niet in dure advocatuur. Beslis niet overhaast en bestel geen duurdere beëdigde vertalingen bij externe bureaus die zelf geen beëdigde vertalers in huis hebben., maar neem contact met ons op. Wij loodsen u door de legalisatieketen, we zorgen ervoor dat uw Belgische akten voorzien worden van de juiste legalisaties en leveren beëdigde vertalingen af die effectief aanvaard zullen worden door een buitenlandse overheid.